Използвайте стажовете, за да подпомогнете развитието на младите поколения и да се запознаете с потенциалните си бъдещи служители.
Счетоводната професия е много привлекателна – добро заплащане, предизвикателна работа и неограничени възможности за израстване. Тогава защо се оказва толкова трудно да бъдат „пласирани” студентите в практиката и те да се задържат там? Почивайки на разбирането, че експерт-счетоводителите са изключително важен ресурс за бъдещето на фирмата, много работодатели заделят голяма част от бюджета си за човешки ресурси за провеждането на стажове с цел да се избегне разминаването между разбирането на студентите за публичното счетоводство и реалностите на бизнеса. Дори и при това положение източниците сочат, че много от новонаетите остават на съответното работно място по-малко от две години. Може ли да се направи нещо повече за привличането и задържането на работа на младите специалисти? Ще ни се наложи. Един от начините по-сериозно да се ангажират студентите е да им се покаже как могат да успеят. Тук са поместени съвети към счетоводните компании за това как да бъдат управлявани стажантските програми, за да се стимулира успешното професионално развитие за студентите и фирмите.
ДА ЗАПОЧНЕМ ОТ САМОТО НАЧАЛО
Осъществяването на връзката с академичните среди е по-лесно в днешни дни, тъй като в някои колежи е заложено изискването към студентите по счетоводство да са преминали стажантска програма преди да могат да получат дипломата си. Проверете уеб-страницата на близките колежи, за да се запознаете с техните изисквания. Ако тази страница не предоставя отговори на въпросите Ви, най-вероятно в нея ще е посочено името на координатора или декана на съответния факултет, с който можете да се свържете. Следващите стъпки са: - Направете „инвентаризация” на ресурсите си. Въпреки че идеалната ситуация би била отделните стажантски програми да предлагат идентично обучение, то се различава при отделните фирми и зависи в голяма степен от техния капацитет. Определете какво може да предложи Вашата компания. Имате ли достатъчно служители, разполагащи с достатъчно време, за да напътстват стажантите, както и с необходимите средства и пространство, за да отделите работно място за студент? Всеки стажант има нужда от достатъчно пространство и ресурси, за да може да изпълнява поставените му задачи.
В общи линии продължителността на стажа в дадена фирма е около 16 седмици, които са равни на един семестър в колежа. По-малките фирми могат да ограничат продължителността на стажа до завършването на даден проект например. Големите фирми обикновено плащат на своите стажанти 15 до 18 долара на час. Тази ставка е средната за страната, твърди Дъглас Мичъл, дипломиран експерт-счетоводител, директор на Clark, Schaefer, Hacket & Co. – фирма в Охайо, собственост на 29 партньори с офиси в 5 града. По-малките фирми плащат между 10 и 12 долара на час, сочат източниците. Нивото на задълбоченост на обучението също може различава в зависимост от размера на фирмата. Големите фирми могат да предават на стажантите различни задания (изготвяне на графици за амортизация, данъчни декларации, салда по банкови сметки и сметки за вземанията, дори и опит с тестови одити). По-малките фирми могат да се фокусират само върху една област на отговорности – напр. изготвяне на данъчни документи. Компанията на Мичъл е в състояние да обучава своите стажанти да боравят с целия софтуер на фирмата, като така ги прави по-уверени в качествата си. По-малките фирми от своя страна могат да предложат обучение по компютърни умения единствено на базата на ежедневните нужди. Колкото по-малка е дадена фирма, толкова пропорционално по-скъпо и струва обучението на стажант. - Решете какво искате. Вашата фирма следва ясно да дефинира нуждите и да подготви описание на видовете проекти, които ще се поемат от стажантите. Потенциалните кандидати предлагат различен набор от умения и опит. За да бъдат допуснати до стажантска програма те би следвало да отговарят на общите университетски изисквания и обикновено вече са преминали няколко курса по счетоводство, в които са покрили принципите на финансовото и мениджърско счетоводство и може би средно ниво на счетоводни практики или данъчно счетоводство. Преценете доколко самостоятелност искате да предоставите на стажантите в тяхната работа. Колкото по-сложни са задачите за стажанта, толкова по-стриктно ще трябва Вашите служители да следят представянето им.
Компанията Ви може да проучи на базата на автобиографиите качествата на студентите като успех и лидерски опит. Личните характеристики на кандидатите са от основно значение. Би било добре да предпочетете лица, които са коректни в работата си, на които може да се разчита, чувстват удобно да отговарят на въпроси и лесно могат да се интегрират в колектива. Скот И. Гросър – дипломиран експерт счетоводител и едноличен собственик от Форт Томас, щата Кентъки обръща специално внимание на последното качество у кандидатите и твърди: „Счетоводството е бизнес на взаимоотношенията, а не на цифрите.”
Фокусът на Вашата дейност на свой ред помага на студентите да си изяснят какво искат от стажантската програма. Например желанието на даден първокурсник или второкурсник може да бъде да проучи различните възможности за професионална реализация, докато един студент последна година би търсил по-скоро установяване на връзка с потенциален работодател. Били Джо Уоржински – дипломиран експерт счетоводител започва работа в еднолична фирма в Саут Бенд, Индиана още докато учи. „Исках да съм убедена, че ми харесва да работя в областта на счетоводството преди да се дипломирам. Открих, че искам да се занимавам точно с това” – казва тя.
АДМИНИСТРИРАНЕ НА ПРОГРАМАТА
След като вече сте преценили какво фирмата Ви може да предложи на даден стажант, както и какви ползи бихте извлекли от наемането му, за да управлявате успешно стажантската програма е добре да предприемете следните стъпки:
- Оставете си достатъчно време. Не взимайте решение в напрегнат мартенски следобед, че Ви се налага да наемете стажант за сезона на данъчното отчитане. Осведомете се предварително кога започва и завършва академичната учебна година. Компаниите, които търсят дълготрайни бъдещи взаимоотношения, започват от рано да напасват програмата на студентите към нуждите на фирмата. „Започваме поне девет месеца преди да ни е необходим стажанта”, казва Мичъл. Малките фирми, които наемат стажанти само за даден проект като сезона за данъчно отчитане, могат да се нуждаят от по-кратък период на планиране. Гросър започва да търси подходящи кандидат през октомври за стаж, който започва в края на януари.
- Рекламирайте фирмата си. Повечето студенти биха дошли във Вашата фирма, за да получат пълноценен опит, а по-предвидливите разглеждат стажа като трамплин към професионалното развитие. Ето защо фирмата трябва да полага същите усилия за наемането на стажанти, както и при наемането на служители. „Подбирайте внимателно” – казва Дейвид Дж. Кларк, дипломиран експерт-счетоводител, вицепрезидент, отговарящ за човешките ресурси в базираната в Бостън компания на 35-има партньори Vitale, Caturano & Co.”Целта Ви трябва да бъде през последната седмица от стажа да отправите към всичките си стажанти предложение за постоянна работа.”
Показвайте предимствата на фирмата си като установите устойчиви взаимоотношения с даден университет. Можете да поемете ангажимента Ваши служители да станат гостуващи лектори, да спонсорирате обществени събития в областта на счетоводството, да учредите фонд за стипендии или да се представите в т.нар. „панаири на кариерата”. Естествено целта Ви трябва да бъде Вашите стажанти да се похвалят на своите колеги и преподаватели относно фирмата, в която са стажували. Най-вероятно студентите, които стажуват при вас, познават и други добри студенти по счетоводство, като новините за добрите стажове (или лошите такива) се разпространяват бързо из университета, което би повлияло на интереса и на други техни колеги към Вашата фирма. - Очакванията Ви трябва да бъдат реалистични. Различните студенти притежават различни умения, но не бива да очаквате, че дори и най-талантливият студент по счетоводство ще бъде в състояние да запълни ключова позиция във фирмата. Стажантите идват във фирмата Ви, за да се научат на нещо ново, а не да изпълняват задачи, за които са вече квалифицирани. Възлагайте им интересни проекти, които спомагат за развитие на уменията им. Не се поддавайте на изкушението да възлагате на стажантите единствено такава работа, в която са добри. Сведете до минимум също и помощно-административните задачи. „Не бих възложил на даден стажант да смени крушката, въпреки че аз самият го правя”, казва Мичъл.
За да научите повече за уменията, от които се нуждаят всички студенти, присъединяващи се към счетоводната гилдия, можете да посетите раздела „Рамка на ключовите умения на AICPA за навлизане в счетоводната професия” в следния уеб-сайт: www.aicpa.org/edu/corecomp.htm - Определяйте основни правила. Ясните инструкции относно процедурите във фирмата и нейната мисия помагат на стажантите по-бързо да станат независими служители. Студентите са свикнали техните преподаватели да определят стандарти за това кое е приемлива и кое не още в началото на всеки семестър, ето защо е добре от рано да въведете някои основни правила относно ползването на болнични или свободен ден за явяване на изпити и защити. На стажантите трябва да бъде ясно, че пропускането на работен ден не е така безобидно, както пропускането на лекции и занимания, че правилата за облекло са важни и крайните срокове касаят цялата фирма (не само студента) и неспазването им може да доведе до загубата на клиент.
- Проявявайте гъвкавост относно работните графици. Ако стажантите са записани за курсове, чието времетраене съвпада с работното Ви време, позволете им да си изградят подходящ график, в който са балансирани техните нужди и тези на фирмата. Някои фирми държат на 30-часова работна седмица в рамките на сезона за данъчно отчитане, но „ние се опитваме да се съобразяваме с първоначалния график на студентите”, казва Мичъл. „След като веднъж е определен графикът на студента, очакваме той да се съобразява с него.” Понякога отсъствието е неизбежно. Настоявайте студентите да се опитват предварително да уреждат очакваните отсъствия, това ще им помогне да се научат да планират.
- Осигурявайте наставник за стажантите. Стажантите се нуждаят от основен наставник, някой, който е изцяло ангажиран с тази задача. По-голямата част от партньорите не се възприемат в ролята на обучаващи, но определянето на наставник е доказан метод за предаването на опит. Стажантите, които работят с наставник, се представят по-успешно в сравнение с онези, които са оставени да се справят сами, сочат източниците. Студентите не трябва да се чувстват притеснени от наставниците и трябва да имат достъп до тях по всяко време, така че да могат свободно да обсъждат различни въпроси. Тази връзка вдъхва на стажанта чувството, че дава своя принос за фирмата.
Студентите често се нуждаят от безпристрастна помощ при разрешаване на проблемите с техните мениджъри, така че за наставници не бива да се определят преките началници на стажанта. Отговорностите на наставника включват обсъждане на общи въпроси, свързани с работата, като подходящия начин на обличане и външен вид. Добра отправна точка би била наставникът да разкаже на започващия практика стажант за своя собствен опит и за нещата, които му се иска да е знаел, когато самият той е започвал работа. (за повече информация, в.ж. „Практикуващи специалисти като наставници”, „Journal of Accounting”, брой от 3 юни, стр. 39.) - Осигурявайте обратна информация относно справянето с работата. Въпреки че студентите получават академичен кредит за работата, която извършват във Вашата фирма, реалният опит, който Вие им предлагате, следва да включва стипендия в адекватен размер, информация за справянето с работата и въвеждането им в „офисната култура”. Студентите са свикнали редовно да бъдат оценявани от преподавателите си и ще очакват същото и на работното място. Предоставяйте им устни или писмени коментари след приключването на всяка основна задача и след като са изготвили данъчни декларации. Подчертайте им, че се справят добре и какво биха могли да направят по-добре. Ако не можете да им подавате такава информация ежеседмично или на две седмици, то посочете дата, когато това ще бъде възможно. Когато правите периодична оценка по същество, организирайте нещата така, че тя да достига както до студента, така и до лицето за контакти от съответния факултет.
Подчертайте на стажантите, че изключително доброто справяне с работата може да доведе до корекция в заплатата или до поставяне на задания от по-високо ниво. Някои от фирмите коригират заплатата по средата на стажа в зависимост от това как студента се справя с работата. Заплащането, което давате, оказва влияние за качеството на студентите, които привличате, но не го гарантира. - Не пропускайте основните умения. Това, което за Вас е рутина, може да се окаже много образователно за стажанта. Поставяйте студентите в различни среди на работа – от административните дейности, до срещите на директорите. Канете ги на семинари в рамките на фирмата, представяния и дейности извън офиса. „Колкото се може по-често давайте възможност на стажантите да участват в проекти за клиенти, като за предпочитане ги изпращайте по задачи извън офис, за да могат да се запознаят на практика с обслужването на клиенти. Това са нещата, за които бихте искали студентите да разкажат на колегите си, вместо за затворената, административна роля, която им е била отредена”, твърди Кларксън. Разнообразната среда осигурява богат опит, от който всеки може да се поучи, включително човешки качества, общуване, стилове на презентиране и приемливо професионално поведение. По възможност включвайте стажантите в срещите на ръководството, посветени на планирането на работа и взимането на решения по други въпроси.
- Запълвайте времето им. Много фирми смятат, че сезона за данъчно отчитане е единственото време, през което могат да ангажират стажанти. Тъй като много от най-добрите студенти са на разположение единствено през летните месеци , добре е да поддържате списък със специални проекти за клиентите, върху които те могат да работят. „Летните стажанти могат да станат най-добрите Ви партньори при наемането на персонал”, казва Кларксън.
- Дайте им възможност да общуват. Дайте на стажантите възможността да общуват с други счетоводители, колкото е възможно по-често. Една от големите фирми периодично кани стажантите да участват в дискусиите на борда на директорите, а един от партньорите в друга фирма посочва, че стажантите, които общуват активно с действащи специалисти имат възможност да задават своите въпроси на подлежащите на одит лица без да бъдат приемани за някаква заплаха. Малките фирми могат да канят стажантите на организираните за служителите обеди и срещи, за да им вдъхнат увереност. Планирайте социални събития - например да заведете стажантите на вечеря - веднъж на всеки четири седмици, за да им дадете възможност да се срещнат с Вас и да обменят някои мисли.
- Вземете си довиждане по подходящ начин. Никога не пропускайте да проведете финалното интервю. Независимо дали възнамерявате да отправите на студента предложение за постоянна работа или не след края на неговия стаж, финалното интервю може да Ви даде информация за цялостната резултатност на стажа. Някои от фирмите провеждат финално интервю и с координатора, представляващ съответния университет, което дава информация на учебното заведение относно академичните области, в които студентът трябва да положи допълнителни усилия.
Стиловете на финалните интервюта се различават. Големите фирми могат да провеждат сравнително формални интервюта, организирани около писмени оценки за резултатността. Малките фирми могат да наблегнат на положителните характеристики на стажанта от писмените оценки, но същевременно да дискутират устно по-деликатните въпроси. Интервюто може да бъде използвано, за да научите за впечатленията на студента относно Вашата стажантска програма – понякога неговите наблюдения за дейността на фирмата Ви могат да се окажат доста полезни за Вас. Не бива на раздяла да допускате големи изненади относно оценката за представянето, тъй като стажантите вече са разбрали как се справят от редовните оценки, които са им поставяни. Ако стажантът е „добро попадение”, това е моментът да му отправите предложение. В противен случай би било добре да предложите да му изготвите препоръчително писмо. - Ангажирайте даден стажант на пълен работен ден само веднъж. Предложете на стажанти, живеещи или учещи в близост, почасова работа, когато отново започнат учебните си занятия, но през следващия сезон наемете изцяло нова група от студенти, за да запълните празните позиции на пълен работен ден. Изключително трудно е да предложите на някого пълноценен опит два пъти. Много по-добре е да наемете нови стажанти, които изобщо не са запознати с фирмата Ви.
- Обратно в университета. Направете стажантите свои пратеници. Помолете стажантите да говорят пред група студенти, когато Вие отидете в университета да търсите нови кандидати за стаж. Включете ги в презентациите, като „посрещачи” при интервютата или като асистенти на служителите, отговарящи за наемането на нови стажанти. Изпращайте им актуална информация по електронната поща, когато се върнат в университета. „Това е начин да поддържате неформален контакт”, казва Кларксън. Ако разполагате с достатъчно ресурси, можете да им предоставите фирмен лаптоп, PDA устройство или друго оборудване, върху което е поставено логото на Вашата фирма. Това може да стане прекрасна реклама за фирмата.
ОТ КЪДЕТО И ДА ГО ПОГЛЕДНЕТЕ:
Участието в стажантски програми не само ще донесе ползи от гледна точка на разпределението на финансите и ресурсите във Вашата фирма, но ще заздрави и Вашите взаимоотношения с общността и местния университет. За учебното заведение тези програми осигуряват полезна обратна информация, на базата на която могат да приведат своите учебни програми в съответствие с реалните изисквания на работното място, а уменията и опита, който стажантите пренасят в класната стая са мост между теорията и практиката.
За студените добре организираната програма за стажуване в областта на счетоводството може да спомогне за придобиване на познанията, необходими за прехода между образованието и работното място, и да ги научи кои са факторите, на които се дължи успеха в тази професия, а това от своя страна представлява мощен стимул за тях да продължат професионалното си развитие в сферата на счетоводството. Уменията, знанието и мотивацията, които студентите черпят от стажовете, влияят върху тяхното представяне в последващи бизнес курсове, както и в живота.
За фирмите участието в програми за предлагане на стажове осигурява предимството да наемат най-добрите и умните, като същевременно получат добър служител срещу скромна заплата.
Учебните заведения предоставят знания концепции, инструменти и методики за решаването на проблеми и развиването на мисленето, докато работата в реална среда осигурява контекста. Често първата част от даден ангажимент е да се установи за какво на практика се касае работата – а единствено опитът предоставя на специалистите инструментите, с които да осъществят това. От където и да го погледнете, помощта за младите хора да се научат как да действат в света на бизнеса и да станат независими експерт-счетоводители е инвестиция, която си заслужава отделеното време и усилия.
|